Một nơi làm việc số là môi trường lý tưởng để “ươm mầm” những nhân viên làm việc năng suất và thành công. Trong tương lai, cách thức làm việc cũ có thể bị “phá vỡ”, nhưng đổi lại cuộc “cách mạng hóa” này có thể thúc đẩy sự linh hoạt của nhân viên mà không ảnh hưởng đến năng suất.
Thế nào là nơi làm việc số?
Nơi làm việc số tích hợp tất cả các ứng dụng cần thiết cho việc vận hành, bao gồm lưu trữ đám mây, công cụ nhắn tin nhóm, công cụ cộng tác, quản lý dự án, quy trình tự động… Sự gia tăng phổ biến của những ứng dụng này là kết quả của nhu cầu ngày càng cao của người lao động để có thể đảm đương nhiều trách nhiệm hơn. Người quản lý ngày nay cần có khả năng lãnh đạo các dự án, tạo quy trình tùy chỉnh, cộng tác với những người làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu và tạo ra một chiến lược hoàn chỉnh.
Đội ngũ nhân sự ngày nay có sự xuất hiện của thế hệ Baby Boomer – những người gia nhập vào lực lượng lao động ngay cả khi email chưa trở nên phổ biến, và bây giờ họ sẽ cần phải học những kiến thức mới hàng tháng để giải quyết những vấn đề dù là nhỏ nhất. Đồng thời, đồng hành với họ còn có những thế hệ “lão luyện” trong công nghệ – những người có thể sẽ chỉ biết đến thế giới “hậu smartphone”. Họ thông minh, nhanh nhẹn với thời cuộc và có kỳ vọng cao đối với các công cụ giúp họ làm việc.
Một nơi làm việc số bởi vậy sẽ phải thu hẹp những khoảng cách giữa các thế hệ này và là một công cụ cực kỳ thân thiện với người dùng, trực quan, cung cấp nhiều tính năng thuận tiện khi sử dụng.
Một nơi làm việc số sẽ phải thu hẹp những khoảng cách giữa các thế hệ đang cùng "chung sống" trong tổ chức.
Lợi ích từ việc số hóa nơi làm việc
Một khi xây dựng môi trường làm việc thân thiện với nền tảng số, doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích:
Cộng tác tốt hơn
Bằng việc chuyển đổi số các quy trình, nhân viên có thể dễ dàng giao tiếp với nhau và truy cập tất cả các tài liệu công việc được yêu cầu một cách dễ dàng. Điều này thúc đẩy lòng tin trong nhân viên và làm cho môi trường làm việc hợp tác hơn. Nó cũng cho phép nhân viên từ các bộ phận khác nhau làm việc chặt chẽ với nhau mà ít hoặc không có khoảng cách trong giao tiếp.
Cải thiện độ minh bạch
Khi nhân viên có thể truy cập tất cả thông tin cần thiết về một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể thông qua một nền tảng duy nhất, điều đó sẽ cải thiện khả năng hiển thị và tính minh bạch trong toàn tổ chức. Quan trọng hơn, các quy trình minh bạch và được số hóa có thể giúp người triển khai dễ dàng xác định được những điểm đang gây “ách tắc”.
Tăng năng suất
Việc xử lý các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại hàng ngày mà lẽ ra có thể dễ dàng xử lý bằng các công cụ tự động hóa có thể chiếm một phần lớn thời gian của nhân viên, thay vào đó họ có thể sử dụng khoảng thời gian đó để xử lý các nhiệm vụ quan trọng và phức tạp hơn. Với chuyển đổi số, các công ty có thể tự động hóa các phần lặp đi lặp lại của quy trình và từ đó cải thiện năng suất của nhân viên.
Một môi trường làm việc thân thiện với nền tảng số sẽ đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.
Những yếu tố cần thiết để xây dựng nơi làm việc số của tương lai
Hòa nhập
Các nơi làm việc số trong tương lai cần phải bao gồm tất cả nhân viên cho dù họ đang làm việc từ đâu hay thiết bị họ đang sử dụng là gì. Nơi làm việc không còn là vị trí thực tế cố định nữa và các nền tảng số sẽ hỗ trợ điều đó.
Khi tham gia vào một nơi làm việc số, mọi người sẽ cảm thấy như họ có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu và địa chỉ liên hệ. Một nơi làm việc số có thể san bằng sân chơi bằng cách mở ra tất cả thông tin và buộc các nhóm làm việc công khai để mọi người luôn cập nhật và thậm chí, có thể ăn mừng cùng nhau.
Với nền tảng nơi làm việc số toàn diện, nhân viên có thể truy cập trực tuyến dữ liệu công việc và dự án của họ ngay cả khi họ đang đi du lịch hoặc làm việc tại nhà. Số hóa không gian làm việc cho phép các tổ chức tối ưu hóa quy trình của họ và mang lại sự thay đổi từ bên trong.
Tích hợp
Nơi làm việc số của tương lai sẽ cung cấp các tính năng thực tế ảo và tăng cường cho những nhân viên không làm việc trong cùng một không gian văn phòng vật lý. Những tính năng này hiện đang dần được tích hợp trong nền tảng nơi làm việc số có thể sẽ được tái tạo trong tương lai gần để phù hợp với xu hướng công nghệ mới nhất và kỳ vọng của lực lượng lao động.
Các nền tảng nơi làm việc số sẽ tiếp tục áp dụng công nghệ mới nhất để đảm bảo rằng mọi thứ được giữ trên một nền tảng chung. Càng nhiều công việc có thể được đưa vào nơi làm việc kỹ thuật số thì việc triển khai càng đơn giản. Điều này đảm bảo nhân viên có thể truy cập bất kỳ ứng dụng hoặc dữ liệu nào thông qua một giao diện duy nhất.
Nơi làm việc số cũng cần hỗ trợ kiểm soát, giám sát và chỉ cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu liên quan đến họ. Đồng thời, chatbots có thể được sử dụng để đơn giản hóa các tương tác công việc giữa các nhân viên và cho phép họ quản lý các trách nhiệm chính của mình một cách liền mạch.
Thông minh
Tự động hóa đã là một phần của nơi làm việc số và đến năm 2025, tự động hóa thông minh sẽ cho phép các tổ chức tự động hóa các phần phức tạp của quy trình nhằm đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Đến năm 2025, trí tuệ nhân tạo trong các nơi làm việc số sẽ có thể giúp các tổ chức tối ưu hóa và số hóa các quy trình lên một cấp độ cao hơn nhiều so với hiện tại. Đồng thời, các công cụ tại nơi làm việc số được thiết kế dựa trên dữ liệu có thể đưa ra các quyết định mạnh mẽ mà không cần sự tham gia của bất kỳ nhân viên nào.
Thông qua trí tuệ nhân tạo, các công cụ làm việc sẽ có thể phân tích dữ liệu và các mẫu để đưa ra quyết định tối ưu. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc số cá nhân hóa được hỗ trợ bởi hành vi dựa trên dữ liệu và cho phép nhân viên tập trung hơn vào trách nhiệm chính của họ.
Lấy nhân viên làm trọng tâm
Các tổ chức cần nhớ rằng công việc bắt đầu và kết thúc với con người. Cho dù họ đang sử dụng công nghệ hoặc công cụ mới nào để hoàn thành công việc của mình, nếu nhân viên không tận dụng được công cụ đó một cách thích hợp hoặc nếu nhân viên không tìm thấy công cụ đủ hữu ích, thì điều đó sẽ đánh bại toàn bộ mục đích đầu tư vào công nghệ mới ở thời điểm ban đầu.
Trọng tâm thực sự của các nơi làm việc số trong tương lai nên tập trung vào nhân viên.
Do đó, trọng tâm thực sự của các nơi làm việc số trong tương lai suy cho cùng nên tập trung vào nhân viên. Các công cụ phải phù hợp với nhu cầu của nhân viên và luôn tập trung vào việc giữ cho nó đơn giản và hợp lý. Các tổ chức cần cung cấp cho họ những công cụ phù hợp có thể giúp họ duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, từ đó có thể tuyển dụng và giữ chân nhân tài tốt hơn. Đối với một lực lượng lao động ngày càng quan tâm đến sức khỏe, hạnh phúc và sự an toàn, đây cũng sẽ là một yếu tố thu hút họ.
Dự đoán tương lai và đưa ra những ý tưởng dựa trên dự đoán đó cần đòi hỏi sự nghiêm túc và sáng tạo. Cần nhớ rằng, những đề xuất đưa ra cần thường xuyên được cập nhật và bám theo những xu hướng công nghệ mới nhất trong tương lai.
