Truyền thông có sức ảnh hưởng rất lớn đối với các doanh nghiệp, nhưng để người quản lý có thể tận dụng truyền thông hiệu quả và tránh được những rủi ro không nên có từ khủng hoảng truyền thông, chị Phùng Thu Trang (Trưởng Ban Truyền thông FTEL) đã có những chia sẻ, phân tích về cách thức quản lý và xử lý khủng hoảng truyền thông dành cho các lãnh đạo kế cận khóa 2021 nhằm giúp nâng cao hiệu quả truyền thông tại FTEL.
Có thể thấy cuộc cách mạng 4.0 đã làm thay đổi và ảnh hưởng đến mọi mặt của doanh nghiệp, đặc biệt là trong vấn đề truyền thông. Đây là cơ hội và cũng là thách thức lớn, đòi hỏi mỗi người quản lý cần phải có những đánh giá, nhìn nhận đúng đắn trong việc quản lý thương hiệu và truyền thông 4.0.
Truyền thông và vai trò của người quản lý
Với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực truyền thông tại FTEL, chị Trang chia sẻ “Truyền thông chính là việc trao đổi cảm xúc, thái độ hay ngôn ngữ qua cách truyền đạt thông tin, bao gồm 2 khái niệm mảng đó là truyền thông chính sách và truyền thông kênh”.
Nhiều người thường vẫn thường nhìn nhận truyền thông là sử dụng các kênh mạng xã hội do đơn vị quản lý để truyền đạt thông tin đến với mọi người nhằm tối đa hóa hiệu quả của nó, nhưng theo chị Trang, khâu đầu tiên và cũng quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp là lên kế hoạch để truyền đạt thông tin đến với tất cả mọi người. Một điều rất nhiều đơn vị gặp phải là vấn đề bỏ qua truyền thông chính sách mà đến ngay truyền thông kênh. Chính điều này đã vô hình chung dẫn đến tình trạng thông tin không đến được với 100% người cần nghe, hiểu. Truyền thông kênh thường là các truyền thông topic, liên tục cập nhật hàng giờ, hàng ngày với số lượng tin bài dày đặc,… rất dễ gây xao nhãng.
Dựa trên những phân tích trên, chị Trang nhận định: “Câu chuyện truyền thông chính sách mới là vai trò quan trọng bật nhất trong vai trò truyền thông. Khi nhận một thông tin truyền thông cần nắm rõ tin ấy đã truyền thông đến các lãnh đạo và thông báo các đơn vị chức năng như thế nào?”.
Theo Trưởng ban Truyền thông FTEL, để tạo nên sự thành công của một chương trình truyền thông, vai trò lãnh đạo là vai trò đầu tiên của truyền thông. Với mỗi chương trình, một chính sách, một quyết định,.. thì email chỉ đạo của lãnh đạo đến nhân viên có vai trò rất quan trọng, vì có sự đầy đủ, tính nhất quán và kỷ luật đối với nhân viên. Nếu làm tốt khâu đó thì vai trò của truyền thông mới được phát huy. Trong một chương trình, thì truyền thông chỉ chiếm 30% sự thành công và 70% phần còn lại là nằm ở lãnh đạo ban hành các chính sách và các quy định có rõ ràng hay không?
Đồng thời, ở vai trò của người quản lý, với những ví dụ thực tế, chị Trang đã chỉ ra rằng, người lãnh đạo cần có sự nhạy cảm và lưu ý trong việc sử dụng sản phẩm hay trang thiết bị mang hình ảnh thương hiệu để bảo vệ hình ảnh công ty.
Thế nào là khủng hoảng truyền thông?
Định nghĩa về khủng hoảng truyền thông, chị Trang cho biết: “Đây là những thứ tiêu cực liên quan đến xã hội, Khách hàng, các vấn đề nhạy cảm xã hội và chính trị được chia sẻ nhanh chóng, dày đặc trên báo chí cùng mạng xã hội. Ngoài ra, chúng ta cần phân biệt cái nào ở diện rộng và cái nào ở phạm vi hẹp có thể xử lý được để không bùng thành đám cháy lớn”.
Để giải quyết cho khủng hoảng truyền thông, chị Trang đã chia nhỏ các nguyên nhân gây khủng hoảng tại FTEL bao gồm: Tiền cước, con người, chất lượng và uy tín. Từ cơ sở đó, chị phân tích rõ từng nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết phù hợp cho mỗi nguyên nhân trên.
Lưu ý khi xử lý khủng hoảng truyền thông, chị Trang cho rằng, khi thông báo tới Khách hàng cần chặt chẽ và chính xác trong suốt các giai đoạn khủng hoảng xảy ra. Bên cạnh đó, phải luôn nhận lỗi về cá nhân và không thuộc về hệ thống. Sau đó, đưa hướng giải quyết tận gốc các vấn đề với cá nhân để “dập lửa” ngay trước khi lửa bùng lớn. Đồng thời, chị cũng nhấn mạnh: “Ngôn ngữ phát ngôn rất quan trọng, vì vậy cần phải chú ý câu từ trong xử lý khủng hoảng truyền thông”.
Qua hơn 3 giờ diễn ra của khóa đào tạo, với những chia sẻ cởi mở, những phân tích chuyên sâu cùng rất nhiều câu hỏi tương tác từ tình huống thực tế được chị Trang mang đến đã giúp cho các học viên nắm rõ về vai trò thương hiệu, tổng quan về truyền thông và tháo gỡ ngay các “nút thắt” mà các lãnh đạo kế cận đang cũng như sắp phải đối mặt.
Chương trình đào tạo Lãnh đạo, quản lý kế cận được triển khai trên cơ sở của chương trình Thế hệ lãnh đạo thứ 3 (gọi tắt là 3G do Ban Nhân sự Tập đoàn FPT khởi xướng). Chương trình được xây dựng với mục tiêu chuẩn bị nguồn cán bộ kế cận trẻ, có năng lực, nhiệt huyết, được đào tạo và chuẩn bị tốt về mặt kỹ năng, quan hệ hy vọng có thể nhanh chóng đảm nhiệm các vị trí quan trọng khi cần thiết.
Mọi thông tin chi tiết về chương trình tham khảo tại đây.
Thượng Khuê
