Đây là một trong những thông tin nằm trong quy định mới ban hành của Tập đoàn FPT về họp trực tuyến ngày 15/11.
Quy định họp trực tuyến có hiệu lực kể từ ngày 15/11, nêu rõ nguyên tắc, trách nhiệm của Cán bộ nhân viên (CBNV) FPT khi tổ chức và tham gia họp trực tuyến nhằm đảm bảo tính nghiêm túc, thể hiện tác phong chuyên nghiệp.
Quy định này áp dụng cho tất cả CBNV thuộc Công ty Cổ phần FPT và Công ty thành viên trực thuộc FPT theo chuẩn quản trị (CTTV) tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn và hoạt động trao đổi có tính chất tương tự khác bằng hình thức trực tuyến (họp trực tuyến) trong nội bộ FPT và giữa FPT với đối tác, khách hàng.
Từ ngày 15/11, CBNV có trách nhiệm chuẩn bị trước và trong cuộc họp.
Cụ thể, trước cuộc họp, CBNV cần chuẩn bị những nội dung sau:
– Gửi thông tin về lịch họp, tên phần mềm họp, đường dẫn (link) tham dự và hướng dẫn sử dụng phần mềm họp (nếu cần) cho người tham gia họp.
– Đối với các cuộc họp quan trọng: gửi thông tin yêu cầu về tác phong, trang phục, phông nền (background), cách đặt tên hiển thị, ảnh đại diện cho người tham gia họp.
– Đảm bảo phòng họp được mở tối thiểu 10 phút trước thời gian họp.
Trong thời gian họp, CBNV cần:
– Bắt buộc đặt mật khẩu và khóa phòng họp đối với các cuộc họp quan trọng hoặc có tính bảo mật cao.
– Quản lý danh sách, thành phần tham gia theo đúng danh sách mời họp. Đối với người tham gia họp không rõ danh tính cá nhân: chủ động kiểm tra thông tin, yêu cầu ra khỏi phòng họp nếu không thuộc danh sách mời họp.
– Thông báo với người tham gia họp khi cần ghi âm, ghi hình.
Khi tham gia họp, quy định mới yêu cầu CBNV bắt buộc:
– Bật camera rõ hình ảnh cá nhân trong suốt quá trình họp. Chỉ tắt camera khi được sự đồng ý của cán bộ chủ trì/cán bộ tổ chức cuộc họp hoặc tình huống/yêu cầu đặc biệt khác.
– Đảm bảo không gian họp hạn chế tối đa tiếng ồn và chỉ bật micro khi phát biểu ý kiến.
– Chú ý các tài liệu trình chiếu và các thông tin khác được chia sẻ trên màn hình, tránh xuất hiện những thông tin không liên quan tới cuộc họp.
– Không ghi âm, ghi hình cuộc họp. Trường hợp đặc biệt cần có sự đồng ý của cán bộ chủ trì/cán bộ tổ chức cuộc họp.
Bất kỳ CBNV nào có hành vi vi phạm các quy định họp trực tuyến sẽ bị xử lý căn cứ theo tính chất, mức độ vi phạm, cán bộ chủ trì cuộc họp/cán bộ tổ chức cuộc họp tiến hành nhắc nhở hoặc đề xuất Trưởng Bộ phận xử lý theo các Quy định nội bộ.
Thu Hòa
