Theo thống kê từ Ban nhân sự, gần 100% CBNV FTEL đã thực hiện đăng ký mục tiêu cá nhân trên OKRs. Sau 3 tháng triển khai tích cực, phần lớn người nhà Cáo đều ghi nhận những tín hiệu đáng mừng do OKRs mang lại. Cùng nhìn lại quá trình thực hiện OKRs trong 3 tháng quý I qua góc nhìn của cả Cán bộ quản lý cũng như Nhân viên nhà FTEL.
Trung tâm Đào tạo (FTC) được đánh giá là một trong những đơn vị đi đầu trong công tác thực hiện OKRs trên hệ thống cũng như có số lượng CBNV hoàn thành OKRs trên tool một cách tuyệt đối (100%). Theo anh Lê Doãn Quang – Trưởng phòng Quản lý Đào tạo & Sát hạch, sau Quý I, tốc độ triển khai OKRs tại đơn vị hiện đang diễn ra suôn sẻ. Theo anh, OKRs giúp các bộ phận có cái nhìn số hóa về cách quản trị công việc thông thường, giúp cho CBNV trong đơn vị có thể nắm rõ mục tiêu và các kết quả then chốt. Từ đó, hành động của bộ phận và cá nhân sẽ thêm thông suốt và mạch lạc hơn so với khi chưa triển khai. OKRs phù hợp cho việc quản trị công việc theo Quý, theo năm.
Anh Lê Doãn Quang – Trưởng phòng Quản lý Đào tạo & Sát hạch
Khi triển khai OKRs, việc tiến hành mô hình check-point 1-1 sẽ được đẩy lên 4 lần/năm theo từng Quý (so với 1 lần/năm như trước đây). Anh Quang đánh giá, sự thay đổi này hoàn toàn phù hợp, giúp quản lý trực tiếp và CBNV cùng nắm được mục tiêu bộ phận, cá nhân trong các công việc của đơn vị. Ngoài ra, các quản lý sẽ có sự kiểm tra, điều chỉnh một cách mạch lạc hơn qua tool F-OKR, cũng như các báo cáo về hoạt động của đơn vị sẽ dễ dàng theo dõi hơn từ trên xuống. Ở chiều ngược lại, những phát sinh sẽ xảy đến khi nhân sự cần thêm thời gian để làm quen với khái niệm, cách thiết lập, nhập lên hệ thống, sử dụng các chức năng,… Bên cạnh đó, còn là những áp lực xảy đến khi việc thiết lập, cập nhật chưa hoàn thiện, hoặc không kịp tiến độ.
Cuối cùng, anh Quang tiết lộ, OKRs cho team Quản lý Đào tạo & Sát hạch trong Quý II vẫn được triển khai theo kế hoạch làm việc chung của Trung tâm Đào tạo (FTC). Tất nhiên, vẫn sẽ có những điều chỉnh dựa trên kết quả đánh giá của Quý I để đảm bảo mục tiêu, kết quả then chốt của OKRs năm.
Bản thân chị Vũ Thanh Hải – Trung tâm Đào tạo FTC là một nhân viên mới, nên khi thực hiện triển khai OKRs, chị Hải cũng chưa thực sự nắm rõ những tác động tích cực mà OKRs sẽ đem lại cho mình là gì. Tuy nhiên, Trung tâm FTC là phòng ban trực tiếp tham gia xây dựng các tài liệu cũng như tổ chức các khóa học OKRs cho CBNV nên chị Hải cũng vui mừng chia sẻ nhờ đó mà chị có thể hiểu rõ hơn về bản chất cũng như quy trình thực hiện OKRs. Bên cạnh đó, nhờ có sự động viên và giúp đỡ của các anh/chị lãnh đạo cũng như đồng nghiệp mà chị Hải bớt “bỡ ngỡ” hơn, thực hiện công việc bám sát theo OKRs cá nhân và đơn vị mình.
Chị Vũ Thanh Hải – Trung tâm Đào tạo FTC
Chia sẻ về việc triển khai OKRs của Phòng mình trong quý I, chị Lê Bích Ngọc – Phó phòng Tuyển dụng & Phát triển nguồn nhân lực – Ban nhân sự cho rằng: “Nhờ có hệ thống triển khai OKRs nên các bạn trong đơn vị mình đã nắm rõ được mục tiêu cũng như các kết quả chính mà các bạn cần thực hiện. Sau 1 quý, mình nhận thấy OKRs được triển khai khá hiệu quả, việc đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân cũng trở nên sát sao hơn”.
Nhận định về check point 1 – 1 được đẩy thành 4 lần/ năm, chị Ngọc nhận thấy việc đánh giá hiệu quả công việc sẽ tốt lên rất nhiều: “Trước đây mô hình check point 1 -1 được tiến hành 1 lần/năm thì bộ phận quản lý khó có thể nhìn nhận và đưa ra đánh giá một cách sát sao nhất. Tuy nhiên, hiện tại, các đầu mục công việc đang được đề ra và tiến hành một cách cụ thể theo sát OKRs nên nếu có thể thực hiện việc check point 1 quý 1 lần sẽ giúp cho việc đánh giá công việc cũng như lên kế hoạch tiếp theo cho công việc trở nên dễ dàng và khách quan hơn. Việc đánh giá sẽ mang tính thời điểm và kịp thời hơn.”
Chị Lê Bích Ngọc – Phó phòng Tuyển dụng & Phát triển nguồn nhân lực
Tuy nhiên, chị Ngọc cũng nêu góp ý thay vào việc 1 quản lý thực hiện check point cho 1 nhân viên, thì việc chia nhỏ mô hình, ví dụ 1 quản lý phụ trách 1 nhóm nhân sự khoảng 5 người thì mô hình sẽ đạt được hiệu quả hơn mong đợi bởi sẽ đỡ tốn thời gian và nguồn lực.
Được biết 8/4 tới, việc đăng ký OKRs cá nhân quý II sẽ được triển khai, chị Ngọc khá tự tin khi khẳng định kế hoạch triển khai OKRs của đơn vị đã được chuẩn bị cho cả 1 năm và đã được chia sẻ giữa các Bộ phận phòng ban. Vì thế, trong quý II, Ban nhân sự sẽ tiếp tục bám sát kế hoạch OKRs đã được hoạch định, đồng thời đi sâu vào các chi tiết và kết quả của từng chương trình thực tế được triển khai như thế nào để cải thiện công việc
Anh Phan Thế An – Ban Nhân sự cũng nhận thấy chất lượng công việc của anh thay đổi theo chiều hướng tích cực từ sau khi thực hiện OKRs cá nhân. Cụ thể, trong quá trình thực hiện đăng ký và triển khai OKRs, anh An có thể xác định rõ ràng các đầu việc cần làm, và những điều bản thân cần phải cố gắng phấn đấu. Anh An chia sẻ: “Nhìn lại quý I, về cơ bản mình nhận thấy mình khá là bám sát kế hoạch đã đề ra. Dù chưa đạt đến mức 100%, nhưng mình sẽ cố gắng hoàn thiện công việc trong thời gian sớm nhất. Trong quý II, mình dự định đưa ra các mục tiêu sát hơn để phục vụ công việc một cách tốt hơn. Bản thân mình cũng sẽ cố gắng bám sát kế hoạch và thực hiện hàng ngày để chất lượng công việc ngày một đi lên.”
Anh Phan Thế An – Ban Nhân sự
Thuộc Phòng Truyền thông – Nhân sự TIN, chị Trịnh Thị Hương Giang cho rằng công việc năm 2019 theo OKRs năm sẽ tích cực và mạnh mẽ hơn nữa, các thành viên trong phòng cố gắng đưa ra được nhiều ý tưởng "hay ho" hơn. Tuy nhiên, chị Giang còn gặp một số khó khăn trong quá trình triển khai OKRs: “Nhân sự ban mình khá là ít nên đôi lúc việc tự đặt ra mục tiêu cho bản thân cũng trở nên khó hơn. Ví dụ khi triển khai chương trình phát thanh, ngay từ đầu mình và mọi người cũng gặp nhiều rào cản bởi có quá nhiều công việc cần phải làm, thậm chí mình còn nghĩ là không thể hoàn thành được công việc với số lượng nhân sự mỏng thế này. Nhưng khi công việc đã vào guồng, thì mọi thứ trở nên suôn sẻ hơn. Có thể nói Chương trình phát thanh Ban mình triển khai là một trong những thành công đầu năm 2019 mà OKRs là một trong những nhân tố tác động trực tiếp."
Chị Giang cũng chia sẻ thêm: “Đối với OKRs, điều khó khăn nhất với mình là lượng deadline bởi mình phải bám sát lịch làm việc đã lên kế hoạch. Vì công việc truyền thông khá đặc thù nên đôi khi mình có những công việc đột xuất xen vào, nhưng vẫn cố phải xoay sở để đảm bảo deadline. Thời gian đầu vấp phải nhiều khó khăn nhưng sau đó, mình đã biết cách sắp xếp công việc một cách hiệu quả hơn, việc gì ưu tiên làm trước, việc gì để sau.”
Nói về người quản lý của mình, chị Giang rất vui khi có một người quản lý tạo điều kiện cho CBNV có thể thỏa sức sáng tạo, chủ động trong công việc cũng như theo sát công việc của từng cá nhân. Nhờ vậy, chị Giang và mọi người có thể phát huy tối đa tính sáng tạo và đề cao tinh thần chủ động trong công việc. Trong quý II, chị Giang mong muốn sẽ bám sát kế hoạch đã đề ra và có thể làm tốt hơn quý I, đồng thời nhận được sự hỗ trợ về mặt nhân sự.
Chung Bộ phận với chị Giang, chị Phạm Hồng Nga (Phòng Truyền thông – Nhân sự TIN) cũng đồng quan điểm với chị Giang về áp lực deadline trong công việc bởi quá nhiều công việc đột xuất sẽ khiến kế hoạch làm việc đôi khi nằm ngoài sự kiểm soát: “Thực sự, nhiều khi thời gian giải quyết công việc đột xuất của mình còn nhiều hơn thời gian làm các công việc chính. Bản thân mình rất mong muốn chất lượng công việc tốt hơn nhưng lại không có đủ thời gian thực hiện nên cảm thấy chưa được hài lòng lắm so với OKRs đã đề ra.”
Chị Trịnh Thị Hương Giang (trái) và chị Phạm Hồng Nga thuộc Ban Truyền thông – Nhân sự TIN
Chị Nga cho rằng: “OKRs là một thách thức, thậm chí là cái gì đó vượt qua giới hạn của bản thân, buộc mình phải tiến lên bằng mọi giá. Trước đây khi mình chưa đặt ra mục tiêu rõ ràng, mình cảm thấy bản thân khá là “ì”. Nhưng nhìn lại, nhờ có những thách thức này, mình mới nhận ra rằng hóa ra mình có thể làm được nhiều điều hơn những gì mình nghĩ. OKRs đã tác động khá tích cực đến mình. Nhờ có OKRs mà công việc của mình ổn hơn trước rất nhiều, mình có thể tập trung vào công việc hơn.”.
Với vai trò là Trưởng Phòng nhân sự TIN, anh Lê Đức Cường nhận định việc triển khai OKRs quý I của đơn vị mình đã bám sát với kế hoạch tuyển dụng của công ty: “Căn cứ vào OKRs đã đăng ký trên hệ thống của quý I, đơn vị mình đã hoàn thành được khoảng 80% so với kế hoạch đề ra, tính cả các hoạt động khác được triển khai bao gồm tổ chức được 3 – 4 sự kiện ở các trường Đại học, Cao đẳng.” . Anh Cường cũng chia sẻ nhờ có OKRs mà mọi người trong Phòng chủ động hơn trong công việc, các con số phản ánh tỉ lệ tuyển dụng, tỉ lệ tân binh nghỉ việc,… cũng khả quan hơn. “Nhìn chung OKRs có tác động khá tích cực đến hành động của từng nhân viên trong phòng, chứ không còn là lời hô hào nữa dù bước đầu triển khai còn khá nhiều bỡ ngỡ".
Trưởng Phòng nhân sự TIN – anh Lê Đức Cường
Anh Cường cũng nêu đề xuất cải thiện tool OKRs khi bản thân nhận thấy công cụ còn tồn tại một số hạn chế, đặc biệt là việc đo đếm dữ liệu: “Để kiểm soát được kết quả đã thực hiện một cách cụ thể thì phòng mình vẫn đang phải tự làm "thủ công" để số hóa dữ liệu. Trong quá trình làm có thể dẫn đến sai sót. Do đó, mình nghĩ công cụ OKRs nên được nâng cấp để tránh tốn thời gian cho các phòng ban, phục vụ cho công tác hậu kiểm.”
Đánh giá về Mô hình check point 1 – 1, anh Cường tỏ ra rất sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ này 4 lần/năm, theo sát các quý của OKRs bởi theo anh, mô hình check point được tiến hành 1 lần/năm có nhược điểm là quá lâu để nhìn lại kết quả 1 năm của 1 cá nhân, dẫn đến sự chậm trễ để đưa ra các giải pháp. “Nếu được tăng cường 4 lần/năm, theo sát OKRs thì mình thấy công việc sẽ hiệu quả lên rất nhiều. Các quản lý sẽ có nhiều cơ hội hơn để cùng kiểm tra công việc cùng với nhân viên. Cá nhân mình cũng rất ủng hộ việc này và mong muốn được triển khai sớm”, anh Cường cho biết. Đồng thời, anh Cường cũng tiết lộ việc triển khai OKRs quý II của Phòng nhân sự TIN sẽ lấy kết quả quý I làm nền tảng và có thêm những cải tiến để thúc đẩy hiệu suất làm việc của anh em.
Việc triển khai OKRs quý I đã kết thúc suôn sẻ mặc dù vẫn còn nhiều bất cập và khó khăn. Tuy nhiên, với đà tăng trưởng của quý I cả về chất lượng công việc và tinh thần làm việc, tin rằng việc triển khai OKRs trong quý II sẽ diễn ra tốt đẹp và thành công ngoài mong đợi.
