Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, nhưng lại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng
Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, nhưng lại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng. Dù là người nhận hay người gọi, chúng ta cũng cần chú ý những điều sau:
1.Không tạo nên cuộc gọi độc thoại:
Khi giao tiếp qua điện thoại, tránh để tình trạng im lặng lắng nghe. Thay vào đó đáp lại những câu sau để thể hiện sự lắng nghe như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe và hiểu những điều người kia đang nói.
2.Giọng nói từ tốn, vừa phải:
Sử dụng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến người khác khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy người dùng đầu dây bên kia sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.
3.Nghe với thái độ niềm nở, tích cực:
Bạn đừng nghĩ giao tiếp qua điện thoại thì đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn. Vì vậy, khi giao tiếp qua điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười.
4.Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại:
Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.
5.Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt:
Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác, đồng nghiệp để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.
6.Không bất ngờ gác máy:
Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việc cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.
