Với sáng tạo “Phát hành hóa đơn tự động”, anh Hà Đức Khánh – hiện đang công tác tại Trung tâm quản lý cước, đã giúp nhà Cáo tiết kiệm số tiền không nhỏ trong việc trả lương mỗi năm, đồng thời giúp những người đồng đội của mình không còn phải tốn công sức nhập hóa đơn một cách thủ công.
Nếu như trong năm 2018, nhà Cáo đã vinh dự ‘ẵm’ giải vô địch iKhiến với sáng tạo của chị Võ Thị Hồng Phương, thì tới năm nay, vô vàn các sáng tạo đã được chuẩn bị sẵn sàng để tiếp tục chinh phục cuộc thi. Trong tháng 6 vừa qua, một trong những sáng tạo lọt vào vòng sơ khảo tháng là sản phẩm trong lĩnh vực cước của anh Hà Đức Khánh thuộc Trung tâm quản lý cước.
Bước vào vòng thi chung khảo tháng 6, anh Hà Đức Khánh có phần lo lắng thoáng qua, mặc dù trước đó, trong năm 2018, anh cũng đã từng ngồi ở vị trí này, với một sáng tạo khác của mình. Nhưng có lẽ mỗi khi đưa “đứa con tinh thần” đối mặt với các giám khảo, ai cũng có phần âu lo và lời lẽ trở nên ngập ngừng. Trước các giám khảo bao gồm chị Võ Thị Thu Hà – GĐ Chiến lược FPT Retail, anh Vũ Anh Tú – Phó TGĐ FPT Telecom, anh Trần Thế Trung – Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ FPT và nhiều chuyên gia khác, anh Hà Đức Khánh từ từ trình bày câu chuyện về sáng tạo mang tên “Phát hành hóa đơn tự động”.
Sáng tạo từ những điều nhỏ trước mắt
Một phần thi iKhiến bao gồm ba phần: Thực trạng – Mô tả triển khai – Đề xuất. Theo góc nhìn của anh Khánh, với vị trí của một nhân viên thuộc Trung tâm quản lý cước, anh sớm nhận ra vấn đề trong cách nhập hóa đơn. Trước đây, 60% thời gian của nhân sự thuộc Trung tâm quản lý cước gắn chặt với công cụ nhập hóa đơn, tức từng thông tin đều phải nhập một cách thủ công.
Anh Hà Đức Khánh – chủ nhân sáng tạo "Phát hành hóa đơn điện tử" dự thi iKhiến tháng 6
Các giám khảo của cuộc thi iKhiến nhận xét phần trình bày của thành viên nhà Cáo
Việc này bao gồm nhiều thao tác cầu kỳ khác nhau và dẫn tới nhiều điểm kém thuận lợi. Điển hình là việc nhập liệu một cách thủ công sẽ dễ dàng xảy ra sai sót, các nhân viên sẽ phải kiểm tra hợp đồng, thời gian online của khách hàng, kiểm tra hồ sơ hợp đồng xem đã chuẩn xác hay chưa.
Khi phát hành hóa đơn, các thành viên vẫn sẽ phải kiểm tra thông tin in, kiểm tra số tiền rồi sau đó mới phát hành hóa đơn. Đối với FPT Telecom, Công ty đang phát hành nhiều dịch vụ và nhiều cách hỗ trợ khách hàng khác nhau. Đối với mỗi khách hàng sẽ có một loại hóa đơn riêng biệt. Vì vậy, anh Đức Khánh đã nảy ra ý tưởng “số hóa” – cải thiện cách làm thủ công này, đồng thời có thể nâng cao hiệu suất làm việc.
“Chia để trị!”
Tổng thời gian xây dựng và triển khai sáng tạo này của anh Đức Khánh mất 3 tháng. “Tôi chọn phương pháp chia để trị. Tương ứng với mỗi khách hàng, dịch vụ sẽ có một loại hóa đơn tương ứng. Vì vậy, tôi chia nhỏ các loại dịch vụ ra, xét riêng từng loại, và xây dựng tự động hóa trên máy tính.” Từ việc tự động hóa, các thành viên của Trung tâm quản lý cước sẽ giảm tải được thời gian nhập liệu, tiết kiệm được quỹ thời gian để có thể làm cả các công việc khác. Trong quá trình xây dựng sáng tạo này, anh Khánh cùng các thành viên ISC đã liên tục vừa làm – vừa kiểm tra, chạy thử để đảm bảo quá trình diễn ra “mượt mà” nhất. Thời gian đầu, anh cùng đồng nghiệp không tránh khỏi các sai sót, tuy nhiên sau 03 tháng triển khai, hệ thống đã trở nên trơn tru và hạn chế sai sót ở mức tối đa.
Các giám khảo của cuộc thi
Hiện tại, sau khi được đưa vào tự động hóa, số lượng phát hành hóa đơn mỗi tháng là 220.000 hóa đơn, trên 65% hóa đơn đã được hệ thống phát hành tự động, tương ứng với cắt giảm được 40 – 45 nhân sự. Nếu quy ra mức lương nhân sự hàng tháng thì đã tiết kiệm được 3 tỷ đồng cho Công ty. Sáng tạo này của anh Khánh đã giúp doanh thu được phát hành đầy đủ, đúng hạn, giúp tăng năng suất lao động, giúp tránh được các sai sót do lỗi nhân viên như chọn sai doanh thu, sai số tiền, sai kỳ hạn, tránh việc khách hàng trả truwosc nhưng sót phát hành dẫn ra cước lẻ, làm khách hàng không hài lòng.
Với số lượng 65% hóa đơn được phát hành tự động, anh Hà Đức Khánh đã phải đối mặt với câu hỏi từ vị giám khảo Trần Thế Trung ở việc tại sao không phát hành 35% còn lại. Anh Khánh cho rằng, hiện tại FTEL có đặc thù sở hữu các quầy giao dịch tại quầy, khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn ngay, số còn lại là các trường hợp khách hàng mới muốn xử lý hóa đơn trực tiếp.
Bước ngoặt trong chuyển đổi số của FPT Telecom
Theo anh Khánh – “cha đẻ” của sáng tạo “Phát hành hóa đơn tự động”, để hoàn thành được dự án trong thời gian quy định, anh đã nhận được rất nhiều sự hỗ trợ giúp đỡ từ phía Ban Giám đốc. Đặc biệt, anh không khỏi tự hào khi nhắc tới những người đồng đội ở ISC. “Thời gian thực hiện dự án có thể là trong 3 tháng, nhưng tôi và các anh em phải làm hơn thế rất nhiều, phải làm ngày làm đêm, chạy thử, cùng kiểm nghiệm trước khi hệ thống phát hành. Bởi đã là hóa đơn tài chính tự động thì sẽ tải lên hệ thống ngay.”
Khó khăn cũng là yếu tố không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện dự án. Anh Khánh chia sẻ, công việc của anh và đồng đội thường xuyên phải làm sản phẩm, tương ứng mỗi loại dịch vụ lại đi kèm hóa đơn riêng, điều kiện phát hành hóa đơn tự động cũng khác nhau. Điều “khó nhằn” nhất chính là điều chỉnh sao cho hóa đơn chính xác nhất với mỗi loại dịch vụ và phát hành đúng các thông số doanh thu, kỳ hạn, tên nhân viên sales.
“Đây sẽ là bước ngoặt trong chuyển đổi số của FPT Telecom!” – Chủ nhân sáng tạo iKhiến tự tin khẳng định. Bởi việc phát hành hóa đơn thủ công đã diễn ra từ lâu, nhưng thiếu sự chỉnh sửa, nâng cấp phù hợp, nhưng với “phát minh” này của anh Khánh, nhà Cáo đã chuyển sang một “bước ngoặt” mới!
iKhiến là cuộc thi tìm kiếm các sáng tạo của người nhà F. Trong đó, nhà Cáo luôn là đơn vị tích cực tham gia và gửi đề xuất. Với sáng tạo của anh Hà Đức Khánh trong tháng 6, nhà Cáo hứa hẹn sẽ càng đem lại nhiều sản phẩm “bùng nổ”, ấn tượng hơn nữa trong thời gian tiếp theo.
