Nối tiếp sự thành công của các khóa học, sáng ngày 16/03, khóa học “Kỹ năng giao việc và giám sát công việc” của Trung tâm Đào tạo (FTC) đã diễn ra nhằm mở ra những ý tưởng mới trong công tác quản lý, giải đáp những mâu thuẫn còn tồn đọng về kỹ năng giao việc, giám sát công việc của người quản lý, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Lớp học diễn ra với sự dẫn dắt của 3 diễn giả vô cùng chuyên nghiệp: anh Nguyễn Hoàng Điệp – PGĐ TT Phát triển & Quản lý hạ tầng, chị Trần hạnh Dung – GĐ Trung tâm Đào tạo, chị Đậu Thị Thùy Vân – PGĐ Giám sát và Đảm bảo dịch vụ.
Với tư cách là những người đi trước, buổi học được các diễn giả chia sẻ những câu chuyện thực tế và đi sâu vào những vấn đề đang được quan tâm trong công tác quản lý ở công ty. Trước khi vào buổi thảo luận, nhằm khởi động không khí, minigame quen thuộc “Đuổi hình bắt chữ” được diễn ra với sự tham gia đầy hào hứng của các anh chị em quản lý.
Xuyên suốt buổi học, mọi người được chia làm 4 nhóm để cùng nghiên cứu, thảo luận và debate về những vấn đề tồn đọng, cùng đóng góp những chia sẻ để phát triển đối với mỗi người quản lý.
Tại buổi học, các diễn giả nhấn mạnh việc lãnh đạo, quản lý và chức năng của quản lý. Chị Trần Hạnh Dung – Giám đốc Trung tâm Đào tạo có nhắc đến câu hỏi: “Làm quản lý để làm gì?”, đồng thời: “Chức năng cơ bản của người quản lý là gì?”. Đối với chị, quản lý chính là minh chứng rõ nhất cho kết quả của sự nỗ lực của những thành viên trong đội, nhóm, công ty. Người quản lý phải là người đầu tàu chịu trách nhiệm trước những kết quả của người khác. Khi nói về chức năng, chị có đề cập đến các chức năng cơ bản và sự hợp nhất của chúng. Minh chứng cho sự liên kết của những chức năng này là sự móc nối giữa việc tổ chức thực hiện, kiểm soát các đầu mục sẽ dẫn đến việc dễ dàng xác lập mục tiêu.
“Đối với tôi, việc làm quản lý hề dễ dàng và chắc chắn không phải là chuyện ngày một ngày hai có thể làm. Quản lý là một nghề, một kỹ năng cần thời gian rèn luyện chứ không phải bẩm sinh, họ cũng cần cần phải có chức năng lãnh đạo – leadership và cần tạo được động lực để gắn kết nhân sự. Giỏi chuyên môn phải đi kèm với giỏi năng lực lãnh đạo thì mới có thể đặt ra mục tiêu và hoàn thành tốt nó được.” – chị Trần Hạnh Dung chia sẻ.
Nói đến mục tiêu, anh Nguyễn Hoàng Điệp – PGĐ TT Phát triển & Quản lý hạ tầng có đề cập đến 3 đầu mục “Nhận” bao gồm: nhận ra việc đặt mục tiêu trước khi làm việc là vô cùng cần thiết, nhận ra khó khăn để khắc phục, nhận thức việc làm quản lý cũng cần phải học. Để khai thác sâu hơn, chị Đậu Thị Thùy Vân cùng FTC đã đưa ra nhiều tình huống đa dạng để các nhóm cùng thảo luận. Cứ mỗi 10 phút, các nhóm sẽ thay phiên nhau trình bày, các ý đúng sẽ được cộng điểm.
Với tình huống về những rủi ro trong công tác quản lý, các nhóm có đưa ra những ý kiến nổi bật như sự rủi ro trong công việc được thể hiện rõ nhất ở mặt nhân sự, những công việc phát sinh không nằm trong kế hoạch ban đầu.
Góp ý với những người quản lý, anh Điệp chia sẻ: “Xét theo yếu tố công việc, sự rủi ro sẽ thường bắt đầu ở người quản lý chứ không phải nhân sự được giao việc. Trong quá trình, người quản lý cần hiểu cách giao việc như thế nào để có thể phân bổ rõ nguồn lực và tận dụng, khai thác tốt nhất sức mạnh tập thể. Cán bộ quản lý cần thường xuyên trao đổi, sát xao với anh em hay cả việc thay đổi và thiết lập phong cách quản lý cũng cần được đề cao.”
Đồng hành cùng chị Dung, anh Điệp, chị Đậu Thị Thùy Vân – PGĐ Giám sát và đảm bảo dịch vụ cũng lắng nghe những lỗi thực tế mà mọi người đã gặp phải, hậu quả của lỗi đó và đưa ra các cách.
“Công việc của em là làm việc với đối tác nhiều. Có lần em giao việc cho đối tác, tuy nhiên do sơ xuất nên không tìm hiểu kỹ trước, không nắm rõ được năng lực của đối tác. Đối tác làm không tốt và ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của mình. Nếu được làm lại thì em sẽ tìm hiểu rõ ràng hơn về nhân sự của đối tác, nguồn đối tác của mình.” – anh Tú (INF) chia sẻ.
Cùng với anh Tú, chị Huyền cũng chia sẻ: “Khi giao việc, tôi chỉ giao những đầu mục công việc lớn mà không chia đầu mục công việc rồi cứ thế ra hạn deadline. Đến hạn mà chưa xong việc. Rồi tôi thấy, việc chia nhỏ công việc là thật sự cần thiết không chỉ để nhân sự tự chia mà người đầu mối cũng cần phải chia nhỏ.”
Qua những chia sẻ liên quan, chị Vân đã nhắc đến một câu châm ngôn: “Tiên trách kỷ, hậu trách nhân”. “Việc không hoàn thành đúng mục tiêu, nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều người và khi đó cần phải xem lại mục tiêu mình giao và người mình giao việc. Người quản lý cần nắm 3 quy tắc: cá nhân được giao – thái độ – tập thể. Khi nói về quản lý công việc, người quản lý cần hướng đến sức mạnh tập thể, đừng để nhân viên của mình cảm thấy mình là người thừa trong công việc. Ngay khi gặp phải những lỗi không mong muốn, việc đầu tiên người quản lý cần làm là nhìn lại cách làm việc của mình chứ không phải tìm đến rồi vấn đáp nhân viên.” – chị Vân chia sẻ.
Kết thúc phần chia sẻ và hỏi đáp, FTC đã tổ chức hoạt động debate để các nhóm cùng tranh luận, đưa ra ý kiến từ nhiều hướng nhằm hiểu rõ hơn về những nội dung chính: “Khi giao việc cho nhóm chỉ cần chia đều công việc cho thành viên trong nhóm” và “Nhân viên chỉ cần báo cáo theo đúng deadline.”. Các nhóm có thời gian 5 phút để trả lời cho những câu hỏi phản biện và BGK cũng sẽ chấm điểm cho các nhóm.
Chung cuộc, nhóm 4 là nhóm đạt số điểm cao nhất qua những phần tranh luận đầy gay cấn. Không những thế, ban tổ chức FTC cũng có những phần quà khích lệ tinh thần cho những thành viên nổi bật của các nhóm.
Linh Chi
