Chiều 14/6, nhận được yêu cầu từ sếp FAD, chị Ngọc liền thao tác trên máy tính để kiếm 1 công văn quan trọng. Sau cú click, văn bản cần tìm hiện ra. Thêm 1 lần nữa để chuyển tiếp, công việc hoàn thành.
Trước đây, mỗi tình huống như thế, chị Ngọc phải ra sổ văn thư dò số, nội dung; sau đó mới tìm ở hồ sơ công văn. Nhưng với hệ thống F-Office mà Văn phòng FPT Telecom mới “xây”, việc tìm kiếm “biển” công văn đi – đến đều trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
“Lượng công văn đi – đến của FPT Telecom từ đầu năm đến nay đã chạm mốc 1.000 cái. Trước đây muốn tìm đúng không hề đơn giản. Nhưng giờ công việc của chúng tôi đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều”, “người chị quốc dân” Phạm Thị Lương Ngọc (FAD, FPT Telecom), hào hứng. “Tìm kiếm một văn bản nào đó trước đây tốn chừng 15-20 phút hoặc hơn nếu là công văn các năm trước. Nhưng giờ tôi chỉ cần 5 giây là xong”.
Để chuyển đổ số công việc quản lý văn bản hiện đại và tiện lợi, Văn phòng và Trung tâm Dịch vụ số (DSC) đã cùng nhau trải qua hành trình 3 tháng trước khi sản phẩm lên sóng.
Dò đường đi của công văn
Như mọi doanh nghiệp, Viễn thông FPT quản lý văn bản bằng giấy A4 với số lượng lớn, ở cả văn phòng lẫn các trung tâm và đơn vị chuyên môn. Theo thời gian, lượng công văn trở thành bài toán thách thức. Kể cả sau khi được dọn dẹp định kỳ, đống giấy tờ sẽ lại sớm đầy lên!
Các văn bản đi và đến liên quan đến hạ tầng rất nhiều và quan trọng, gồm: chủ trương, quyết định của chính quyền; định hướng từ sở/ngành quản lý về viễn thông, xây dựng hạ tầng; đối tác điện lực và các doanh nghiệp viễn thông, truyền hình… anh Ngô Ngọc Cương, Phó phòng Kế hoạch, Trung tâm Phát triển và Quản lý Hạ tầng miền Bắc (INF miền Bắc), liệt kê.
Anh Cương mô tả, toàn bộ văn bản đi và đến đều lưu trữ bản cứng. Riêng văn bản đến, INF miền Bắc trung bình năm khoảng 2 kẹp file dày 10cm và công văn đi cũng 1 kẹp file tương tự. Việc lưu trữ cũng như tìm kiếm nếu cần đối chiếu hoàn toàn bằng thủ công, rất dễ bị thất lạc. Với phát hành văn bản, mỗi ngày INF miền Bắc tốn từ 1-1,5h cho việc lấy dấu và phát hành.
Lê Thị Dơn, FAD HCM, kể, với cách làm cũ, công văn gửi đi được các bộ phần in, trình ký xong tới Văn phòng vào số và đóng dấu. Sau đó chị cập nhật thông tin vào file excell, scan công văn up lên trang fad.com.vn. “Mỗi ngày tôi dành 30 phút cho việc cập nhật file”.
Tương tự đầu HN, “người chị quốc dân” Phạm Thị Lương Ngọc mỗi ngày đều thực hiện quy trình quen thuộc: scan công văn đến và gửi email các quản lý cùng bộ phận để xử lý; Gửi email xong, chị Ngọc lại phải nhập lên hệ thống phần mềm để lưu. “Ngày nào tôi cũng phải qua 2 công đoạn rất tốn thời gian”.
Công đoạn lặp đi lặp lại và được làm thủ công nên mất nhiều thời gian, các bộ phận phải chờ mới được tiếp nhận thông tin rồi nhiều trường hợp công văn “không cánh mà bay” không thể truy vết…. Hàng loạt đề bài cần giải.
Và với suy nghĩ làm chuyển đổi số từ những điều nhỏ, Chánh Văn phòng Nguyễn Khoa Diệu Hiền đặt mục tiêu xây sản phẩm F-Office nhằm giải quyết nhu cầu quản lý luồng công văn đi/đến tại HN/HCM một cách có hệ thống, giảm tải thời gian xử lý các bước trình ký, xem xét nội dung công văn, tìm kiếm công văn, theo dõi luồng văn bản vào/ra…và chuyển đổi cách thức xử lý thủ công truyền thống.
Anh Võ Duy Thanh, Trung tâm Dịch vụ số, được cử làm quản trị dự án, cùng chị Trần Thị Thu Hiền, kiến trúc sư giải pháp, với nhiệm vụ đầu tiên là khảo sát, lấy yêu cầu và tìm hiểu mong muốn từ FAD và cán bộ liên quan. Trong khoảng 1 tháng lăn lộn, nhóm dự án cũng vẽ được đường đi của các chức năng chính.
“Tôi cũng chỉ biết anh chị em FAD quản lý công văn giấy tờ bằng bản cứng, càng ngày càng nhiều và tốn không gian, thời gian để lưu trữ. Nhưng khi bắt tay vào tìm hiểu mới thấy các đồng nghiệp thật giỏi, làm đủ các việc theo quy trình và không hề có công cụ hỗ trợ nhưng rất ít khi gặp sai sót”, quản trị dự án Võ Duy Thanh vừa than thở xen lẫn thán phục.
Cùng xây dự án đầu tiên
F-Office là dự án chuyển đổi số đầu tiên của FAD và Trung tâm Dịch vụ số mới được FPT Telecom thành lập đầu năm 2021. “Đây cũng là dự án đầu tiên của tôi sau khi chuyển từ FPT Software về FPT Telecom”, quản trị dự án Võ Duy Thanh bật mí.
Nhận thấy dự án sẽ có thể phát sinh nhiều thay đổi trong quá trình xây dựng nên anh Thanh đề xuất với FAD sẽ vừa phát triển vừa lấy yêu cầu để F-Office có thể hoàn thiện sớm mà vẫn đảm bảo chất lượng. Nhân sự hai bên tham gia, anh Thanh khuyến khích người nhiệt tình góp ý kiến để có nhiều góc nhìn về sản phẩm.
Bài toán khó nhất, theo anh Thanh, là làm thế nào để sản phẩm sau khi hoàn thiện sẽ được sử dụng rộng rãi không những trong FPT Telecom mà còn cho cả FPT và các công ty thành viên. Nắm vững quy trình của FPT Telecom, nhóm dự án cũng nghiên cứu thêm trong FPT và các tool hiện có.
Với lập trình viên Nguyễn Văn Khanh và Vũ Hoàng Hiệp, đây cũng là dự án đầu tiên các kỹ sư làm fullstack, tức cả backend (lớp truy cập dữ liệu) và frontend (lớp trình bày).
Nhờ kiến trúc sư giải pháp Trần Thị Thu Hiền hướng dẫn, Khanh đã biết cách làm việc khoa học hơn, code “đẹp” hơn và rõ ràng để theo dõi. Lập trình viên dự án cũng để lại lời nhắn đầy đủ để người khác đọc có thể hiểu ý, từ đó làm việc dễ hơn.
Khanh nhớ nhất là khi sản phẩm sắp “lên sóng” nhưng vài chức năng vẫn còn lỗi. Cậu đành làm đến tận 21h mới rời văn phòng, cuối tuần lại tranh thủ hoàn thiện cho kịp thời hạn. “Dù quãng thời gian ấy hơi căng nhưng tôi không cảm thấy mệt mỏi hay chán nản. Lý do là nghĩ đến việc được làm hoàn thiện sản phẩm từ đầu đến cuối chung tay anh chị em FAD đỡ vất vả hơn trong công việc nên chúng tôi đều động viên nhau cố gắng làm thật tốt”.
Chánh văn phòng Nguyễn Khoa Diệu Hiền nhớ lại, khi ấy, một nhóm các thành viên dự án cùng được lập để trao đổi nhanh chóng dù ngày hay đêm. “Cứ có lỗi ở đâu là tất cả cùng chung tay xử lý. Chính tinh thần đoàn kết đã giúp chúng tôi đưa F-Office về đích đúng hạn”.
F-Office giúp tăng gấp ba năng suất lao động
Lần đầu dùng F-Office đẩy công văn đi và ngồi chờ phản hồi từ phía người nhận, chị Ngọc không tránh khỏi hồi hộp vì đây là dự án đầu tiên nữ cán bộ văn phòng được tham dự từ đầu, cũng là sản phẩm phục vụ cho chính công việc của mình. Nhận lại phản hồi từ cả hệ thống và chat chia vui, chị Ngọc như trút được gánh nặng.
Nhưng lần đầu với Phó phòng Kế hoạch Ngô Ngọc Cương lại không suôn sẻ. Khi upload văn bản đi, anh chưa hiểu rõ cơ chế và điền không đúng tên người phát hành. Sau khi lãnh đạo phê duyệt, anh Cương và chị Ngọc trao đổi qua điện thoại để phát hành, nhưng tìm hoài lại không ra văn bản. Hai chị em nghĩ tool có vấn đề. Nhưng sau khi rà soát kỹ, anh Cương mới phát hiện ra là mình sai sót trong tác vụ đánh dấu người phát hành chứ không phải tool lỗi.
Theo anh Cương, là người đầu tiên đại diện INF miền Bắc tham gia khảo sát và trực tiếp kiểm thử, sản phẩm mới khiến anh ngỡ ngàng bởi giao diện đơn giản, dễ nhìn, hình dung và hiểu được ngay các chức năng của tool. “Các chức năng được xây dựng rất bài bản, phân quyền nhanh chóng. Tool đã giải quyết được các “nỗi đau” của cách làm trước đây”.
Với 2 nền tảng hoạt động là website và mobile (tích hợp trên FoxPro – phần chức năng), F-Office không những mang tới những trải nghiệm số cho người sử dụng mà còn giải bài toán xử lý công văn được đẩy nhanh hơn, chính xác hơn và lưu trữ an toàn, đầy đủ hơn. Việc sửa công văn trước trình ký hay lưu vết cũng được phát huy tối đa.
Theo FAD, với F-Office, thời gian để hoàn tất xử lý một công văn chỉ bằng 1/3 so với trước đây. Cá nhân, bộ phận liên quan cũng được hưởng lợi khi kết quả trả về nhanh chóng. Điểm đặc biệt là sản phẩm mới giúp cán bộ sửa, điều chỉnh lại văn bản và trình ký lại bản cứng khi có yêu cầu điều chỉnh. Trong khi đó, lãnh đạo có thể xem xét và phê duyệt văn bản kể cả khi không có mặt tại văn phòng nên giảm thời gian chờ đợi so với trước đây, anh Cường nhấn mạnh.
F-Office là tâm huyết của FAD và cá nhân Chánh văn phòng Nguyễn Khoa Diệu Hiền. Hài lòng với sản phẩm chuyển đổi số đầu tiên, chị Hiền cũng nhận ra tool cần hoàn thiện hơn ở việc tích hợp chữ ký số để văn bản cuối cùng được xử lý một cách thuận tiện nhất, số hóa toàn trình, phù hợp quy định của pháp luật về chữ ký, con dấu và thể thức văn bản.
“Bước chuyển đổi số kế tiếp là hoàn thiện F-Office giai đoạn 2, xem xét tích hợp văn bản từ chi nhánh, bổ sung folder luồng quản lý văn bản nội bộ”, chị Hiền cho hay. “Chúng tôi sẽ triển khai thiết kế dự án số hóa quản lý tòa nhà cùng dự án giám sát an ninh qua camera và thiết bị cảm biến”.
Hoàn thành dự án đầu tiên đúng hạn, quản trị Võ Duy Thanh trải lòng, thu hoạch lớn nhất của anh là suy nghĩ về đồng nghiệp FAD đã thay đổi hoàn toàn. “Trước khi làm việc cùng, tôi nghĩ các chị FAD sẽ khô cứng, khó đề xuất những suy nghĩ của mình để dự án tốt hơn. Tuy nhiên khi làm chung, tôi thấy khác hoàn toàn. Chị em FAD rất sẵn sàng trao đổi, cải tiến sản phẩm theo những lời khuyên đúng đắn”.
Anh Thanh bật mí, khi dự án chạy mượt mà, chị em FAD đã mời team dự buổi liên hoan thân mật, hoạt động đầu tiên anh được tham dự trong hành trình nhiều năm làm dự án.
Theo Chungta.
