Tương tự như những hình thức giao tiếp khác, giao tiếp trực tuyến cũng có những phạm trù buộc dân công sở phải lưu nhớ kỹ để tránh những tình huống “thiếu tinh tế” khi làm việc tại nhà (Work from home – WFH).
Với tình hình đặc biệt như hiện nay, làm việc tại nhà đang là xu hướng tốt nhất để đảm bảo cho sức khỏe cho mỗi người. Tất cả mọi yêu cầu về giao tiếp, trao đổi trong công việc đang dần chuyển sang hình thức online thông qua các ứng dụng công nghệ.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn lầm tưởng giao tiếp online không quá quan trọng mà bỏ qua những chi tiết nhỏ dẫn đến nhiều sai lầm gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bản thân.Cùng FoxNews tham khảo 5 nguyên tắc dưới đây để có thời gian WFH thật hiệu quả nhé.
Xác định đối tượng đang trò chuyện
Hằng ngày chúng ta phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng từ khách hàng đến đồng nghiệp. Do đó, rất nhiều nhóm chat được lập ra để phục vụ cho từng mục đích công việc khác nhau trên các nền tảng ứng dụng mạng xã hội. Rất nhiều nhóm chat được lập ra, bao gồm nhóm sếp và đồng nghiệp, nhóm đối tác khách hàng hay nhóm chỉ dành riêng cho chị em đồng nghiệp với nhau để giải trí, tám chuyện chốn văn phòng.
Mỗi đối tượng, nhóm chat sẽ có yêu cầu trong cách thức giao tiếp khác nhau. Đơn cử, khi trao đổi với sếp, nhóm chat có sếp, chúng ta không thể “thả ga” thể hiện cá tính, thoải mái như nhóm đồng nghiệp thân thiết. Vì vậy, xác định rõ ràng người đang giao tiếp trực tuyến với mình là ai, hay nhóm chat cần để tên rõ ràng, tránh trường hợp cần trao đổi nhiều đối tượng một lúc gây nhầm lẫn.
Đặc biệt, xác định rõ đối tượng trước khi ấn nút gửi tin nhắn, để chắc rằng bạn không gửi một tin nhắn thả thính crush nhầm sang… quản lý của mình
Đừng dùng “Đã xem” thay thế cho câu trả lời
Đứng ở góc độ là người gửi đi tin nhắn, thông điệp, bạn sẽ cảm thấy thế nào khi không nhận được bất kỳ một phản hồi nào thay vào đó là “đã xem” hiện diện ngay góc hộp chat?
Hãy trả lời hoặc xác nhận bản thân đã nắm được thông tin đến đối phương. Nếu đang bận tiến hành một công việc khác, không thể trao đổi nhiều lúc này, đừng ngần ngại chia sẻ với người trong cuộc và kiểm tra lại tất cả thông tin sau khi công việc được hoàn thành.
Không bỏ qua hoặc để “lạc trôi” tin nhắn
Sau khi thực hiện một công việc hoặc xử lý vấn đề cá nhân xong và quay trở lại nhóm chat, bạn phát hiện ra có hàng trăm tin nhắn của mọi người đang chờ được đọc. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy “ngợp” vì lượng thông tin quá tải không kịp tiếp thu và chẳng buồn đọc hết.
Vấn đề sau đó sẽ trở nên phức tạp nếu số thông tin bản lượt mất lại là những yêu cầu quan trọng trong công việc cần xử lý. Điều này sẽ ảnh hưởng không chỉ riêng bạn mà còn hệ lụy để cả tập thể hoặc khách hàng..
Vì lẽ đó, hãy cố gắng tiếp nhận và trao đổi thông tin một cách từ tốn. Không cần quá vội vã khi đồng nghiệp chưa kịp đáp lại. Hãy để những cuộc hội thoại diễn ra hai chiều đều đặn để thông tin được tiếp nhận đầy đủ và đảm bảo không sót bất cứ tin nhắn nào.
Đừng dông dài (Lời nói rõ ràng, mạch lạc)
Dông dài, không đi thẳng vào chủ đề câu chuyện là kẻ thù của hầu hết các cuộc hội thoại. Lợi thế của việc giao tiếp online ở chỗ ta có thể xem trước được câu từ lời nói của mình trước khi gửi đi. Vì vậy, không cần quá vội vàng đối với những cuộc trao đổi, giao tiếp trong công việc quan trọng. Hãy để ý câu từ rõ ràng, mạch lạc để sáng tỏ được nội dung cần đưa ra.
Tuy nhiên, việc ngắn gọn trong lời nói cũng phải phụ thuộc vào nội dung và đối tượng. Đối với đồng nghiệp, chị em công sở, bạn đừng quá ngắn gọn, sẽ dễ mang tạo cho đối phương cảm giác bạn không tha thiết với cuộc trò chuyện này.
Nếu vấn đề quá phức tạp và cần nhiều thời gian cũng như ngôn từ để diễn giải, đừng ngần ngại tổ chức một cuộc họp trực tuyến, nơi văn nói có khả năng làm rõ câu chuyện hơn văn viết.
Kiểm tra chính tả, ngữ pháp trước khi gửi tin
Lời nói, chữ viết phần nào thể hiện được bản chất và sự chuyên nghiệp của người nhân viên. Vì lẽ đó, một nhân viên giỏi không thể viết những dòng tin nhắn đầy lỗi chính tả, forrmat hay những ngôn ngữ không phù hợp hoàn cảnh (teencode).
Với những nội dung công việc quan trọng, hay những thông điệp cần gửi đi, hãy đọc lại một lần nữa, kiểm tra hết tất cả lỗi có thể xảy ra hoặc những từ ngữ dễ khiến người đọc hiểu lầm, suy nghĩ lạc hướng.
Mong rằng nhà Cáo chúng mình sẽ có thời gian WFH thật hiệu quả và tràn đầy hứng khởi nhé.
