Việc cập nhật, theo dõi, báo cáo kết quả trọng yếu trong kỳ OKR của CBNV để quản lý kịp thời hướng dẫn và xử lý những vướng mắc, nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình triển khai.
TGĐ FPT Nguyễn Văn Khoa vừa ban hành Quy định triển khai OKR, áp dụng cho toàn bộ cán bộ quản lý (CBQL), cán bộ nhân viên (CBNV) các đơn vị trực thuộc tập đoàn. Theo đó, các hoạt động thiết lập OKR, theo dõi triển khai, báo cáo kết quả; cơ chế CFR; bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng OKR… được yêu cầu rõ ràng nhằm đảm bảo chương trình OKR triển khai thống nhất và hiệu quả trong tập đoàn.
Theo quy định, Chu trình OKR được triển khai thống nhất trong toàn FPT như sau: CBQL thiết lập OKR năm công ty/bộ phận dựa trên Mục tiêu chiến lược, bCOTs và OKR Hội tụ của công ty. Việc thiết lập và phê duyệt OKR năm đối với công ty phải hoàn thành trước 30/12. Với cấp bộ phận thời hạn là 31/1.
Sau khi có OKR năm, CBQL các cấp thiết lập OKR công ty/bộ phận và OKR cá nhân mình trong quý I. CBNV cũng thiết lập OKR cá nhân trong thời điểm này.
Đối với OKR cá nhân, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng là Mục tiêu (O) phải là phát biểu về định hướng và kết quả kỳ vọng đạt được trong kỳ cụ thể, ở dạng định lượng hoặc định tính; Mục tiêu cần phù hợp với chức năng, lĩnh vực phụ trách và thẩm quyền của đơn vị hoặc cá nhân; Mỗi mục tiêu không quá 5 kết quả then chốt (KR). KR phải đo lường được và theo dõi thường xuyên.
Đối với lãnh đạo, OKR chất lượng bổ sung thêm 3 tiêu chuẩn: OKR trọng tâm và không trùng với bộ phận; OKR thể hiện vai trò lãnh đạo, giải quyết vấn đề cấp thiết cụ thể trong kỳ; OKR thể hiện tinh thần leng keng, truyền cảm hứng.
Trước 31/1, CBQL phải phê duyệt OKR Quý 1 của cấp dưới theo Bộ tiêu chí OKR, gồm: OKR bộ phận cấp dưới, OKR cá nhân ban lãnh đạo bộ phận cấp dưới và OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách.
Tương tự, việc thiết lập OKR quý II, III, IV cũng tiến hành theo cách thức trên và thời gian dựa vào lịch của công ty. Việc phê duyệt OKR của các cấp quản lý phải hoàn thành trước ngày 15 tháng đầu quý.
Quy định cũng yêu cầu việc theo dõi triển khai OKR được thực hiện theo tuần và tháng. Định kỳ, CBNV cập nhật diễn biến trọng yếu trong quá trình triển khai OKR tới CBQL. CBQL trên một cấp sẽ theo dõi, cập nhật các diễn biến trọng yếu lên cấp cao hơn bao gồm: OKR bộ phận phụ trách và OKR cá nhân CBQL. CBQL cấp cao sẽ đưa ra các chỉ đạo, phản hồi kịp thời cho cấp dưới về OKR của họ, của bộ phận và OKR cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách.
Từng quý, CBNV sẽ báo cáo kết quả OKR của mình theo lịch yêu cầu của CTTV. Đối với CBQL ngoài việc báo cáo kết quả kết quả OKR cá nhân, sẽ báo cáo thêm kết quả của và việc triển khai OKR năm của bộ phận tới hết mỗi quý.
CBQL đánh giá kết quả OKR cấp dưới định kỳ trước ngày 15 của quý sau, gồm: bộ phận cấp dưới, cá nhân ban lãnh đạo bộ phận cấp dưới và cá nhân CBNV thuộc phạm vi phụ trách.
Toàn bộ hoạt động OKR bao gồm thiết lập, phê duyệt, báo cáo và đánh giá được thể hiện trên hệ thống FOKR.
Một nội dung quan trọng trong quy định vừa được ban hành là việc CFR (trao đổi, phản hồi và ghi nhận). Theo đó, việc trao đổi giữa cấp trên, cấp dưới và các bên liên quan phải diễn ra trong suốt quá trình thiết lập OKR. Cấp trên phải phản hồi và chỉ đạo trong quá trình triển khai, cũng như khen thưởng kịp thời với những OKR có kết quả tốt. Cấp trên phải truyền thông, khuyến khích trong quá trình triển khai và đánh giá, rút kinh nghiệm khi kết thúc kỳ OKR. Từ 2021, CBQL cấp 4 trở lên khen thưởng tối thiểu 01 thẻ thưởng thành tích OKR/Quý.
TGĐ FPT cũng yêu cầu, lãnh đạo FPT và CTTV phải chịu trách nhiệm trong vai trò quản lý về chất lượng và hiệu quả của hoạt động OKR; tổ chức đội ngũ và hoạch định các hoạt động CFR toàn công ty. Bên cạnh đó xây dựng và triển khai các hoạt động đào tạo và truyền thông để nhân viên hiểu rõ về định hướng chiến lược, các hoạt động, chương trình trọng điểm và OKR năm, quý của công ty…
Đối với đơn vị thực hiện triển khai OKR, trách nhiệm của bộ phận này là đảm bảo chu trình OKR diễn ra đầy đủ, đúng hạn; Chủ động, tổ chức, giám sát chất lượng; Đảm bảo hiệu quả triển khai OKR. Tiêu chuẩn chất lượng cho 1 bộ OKR gồm 3 hoạt động Phương pháp thiết lập OKR, Tổ chức triển khai; Đánh giá kết quả với 12 tiêu chí.
Nếu vi phạm các quy định trên cá nhân sẽ bị xử lý theo “Quy định Giao nhận nhiệm vụ, chế độ báo cáo và kỷ luật tuân thủ” của tập đoàn.
OKR (Objectives and Key Results, tạm dịch: Mục tiêu và kết quả then chốt) là phương thức quản trị mới hướng đến thúc đẩy mỗi người FPT làm việc hăng say, liên tục sáng tạo, đổi mới, được áp dụng từ 2019. Công cụ quản trị này không chỉ đưa Google trở thành “gã khổng lồ”, mà còn được ứng dụng trong nhiều “ông lớn” công nghệ khác như LinkedIn, Twitte và Uber…
