Khi áp dụng F-OFFICE phục vụ công việc xử lý công văn, FAD ước tính có thể tăng NSLĐ gấp đôi và đặc biệt tính chính xác, lưu vết được đảm bảo tuyệt đối.
Sau hơn 6 tháng bắt tay vào thực hiện và chạy thử nghiệm, ngày 15/3 vừa qua, công cụ F-OFFICE trong quản lý Công văn đi, Công văn đến chính thức được Văn phòng áp dụng tại FPT Telecom. Với 2 nền tảng hoạt động là website và mobile (tích hợp trên FOXPRO – phần chức năng), F-OFFICE hứa hẹn không chỉ mang tới những trải nghiệm số cho người sử dụng mà còn làm cho công việc xử lý công văn được đẩy nhanh hơn, chính xác hơn và lưu trữ an toàn, đẩy đủ hơn.
Trao đổi với FoxNews, Chánh Văn Phòng chị Nguyễn Khoa Diệu Hiền cho biết, trước đây khi xử lý thủ công thường mất khá nhiều thời gian, hơn nữa quy trình thực hiện rườm rà, chưa có kho lưu trữ đồng nhất có thể dẫn tới việc thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Công văn bị phân tán gây khó khăn trong việc quản lý, thậm chí công văn không thể đến đúng địa chỉ tức thời khiến việc phản hồi chậm lại, cản trở vận hành của nhiều bộ phận.
Xuất phát từ chính nhu cầu công việc trên, FAD chủ trì phối hợp với một số đơn vị để thực hiện F-OFFICE. Công cụ đáp ứng việc xử lý công văn được nhanh hơn, thông minh hơn theo quy trình duyệt từng bước. Hơn nữa là khả năng lưu vết tuyệt đối giúp cho cá nhân, bộ phận sử dụng kiểm tra, quy trách nhiệm khi phát hành công văn. Dự án chuyển đổi số này cũng sẽ góp phần giảm thiểu giấy tờ thủ công, thay bằng các tài liệu được số hóa thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ.
Đây cũng chính là mục tiêu hướng tới văn phòng không giấy tờ được Văn Phòng FPT Telecom ấp ủ từ lâu. Chị Hiền nói: “Với đặc thù công việc văn phòng, nhiều vị trí không thể thay thế trực tiếp bằng ‘sức người’ nhưng FAD luôn nỗ lực tham gia vào hoạt động Chuyển đổi số của toàn công ty. Chính vì vậy mục tiêu số hóa tài liệu, áp dụng công nghệ để tăng nhanh công đoạn xử lý là một trong những nội dung trọng điểm của Văn phòng trong năm nay”.
Khi đưa vào triển khai F-OFFICE, Văn phòng nhận thấy thời lượng để hoàn tất xử lý một công văn đã giảm xuống chỉ bằng 1/3 so với trước đây. Điều đó cũng có nghĩa rằng NSLĐ của vị trí này sẽ tăng gấp đôi giúp cho cá nhân, bộ phận liên quan hưởng lợi khi kết quả được trả về nhanh chóng. Hiện tại Tools hỗ trợ này đang được triển khai tại HO HN, HO HCM và FTI. Trong thời gian tới sẽ phổ cập rộng khắp cả nước nhằm đem tới một quy chuẩn hóa trong Khối Văn phòng.
Nói về những tồn đọng vẫn chưa thể xử lý dứt điểm khi thực hiện Chuyển đổi số tại Văn Phòng, chị Hiền bày tỏ hiện nay số lượng data thô rất lớn nên chưa thể chuyển hóa toàn bộ lên hệ thống IT được. Đây cũng là khâu được các anh chị em trong Ban dự án nghiên cứu và bàn luận liên tục nhằm mang đến một công cụ thực sự “tuyệt vời”, theo tinh thần Trải nghiệm tuyệt vời – Amazing Experience cho toàn công ty. Bên cạnh đó, cũng có nhiều yếu tố khác như về nhân sự, công cụ…trong hoạt động triển khai thay đổi dẫn đến Ban dự án cũng phải “xoay” theo để chạy được chương trình.
Thế nhưng với nỗ lực và quyết tâm cao nhất, anh chị em trong Ban dự án làm việc không kể ngày đêm, thực hiện thao tác kiểm tra chi tiết nhằm phát hiện ra các lỗi có thể xuất hiện khi vận hành F-FOFFICE. Chánh Văn Phòng chia sẻ: “Một group online được lập để các thành viên trong Team dự án trao đổi nhanh chóng với nhau dù ngày hay đêm. Cứ có lỗi ở đâu là tất cả cùng chung tay vào xử lý. Chính tinh thần đoàn kết này đã giúp chúng tôi có được kết quả như F-OFFICE”.
Trong thời gian tới, Văn phòng sẽ tiếp tục kế hoạch giai đoạn 2 của chương trình Chuyển đổi số. Sẽ cập nhật thêm nhiều tính năng tốt hơn cho F-OFFICE. Song song với đó là triển khai dự án Chuyển đổi số “Quản lý tòa nhà”, nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài sản của công ty, góp phần vào mục tiêu hiệu quả FPT Telecom năm 2021.
