Thay đổi phương thức làm việc tại FTEL trong mùa dịch, các cuộc họp được chuyển sang hình thức online. Làm thế nào để cuộc họp đi đúng hướng và các thành viên không bị mất tập trung vì khó kiểm soát. Hãy thử ngay những cách dưới đây nhé!
Thực hiện các biện pháp phòng tránh dịch Covid-19, mới đây, Ban điều hành nhà Cáo đã ra quyết định phân tách địa bàn làm việc và chuyển đổi tất cả các cuộc họp trong tháng 3 sang hình thức online qua voice (gọi qua ứng dụng) hoặc video conference (hội nghị trực tuyến).
Mặc dù, trong thời điểm hiện nay những cuộc họp online có thể thuận tiện nhưng cũng làm giảm trách nhiệm của người tham gia do chúng ẩn chứa nhiều điều kiện khiến mọi người mất tập trung hơn. Khi mọi người bị phân tâm, cuộc họp sẽ mất đi sự tập trung và cần nhiều thời gian hơn cho việc lặp lại.
Để giữ cuộc họp — và lịch biểu của bạn — theo đúng lịch trình, hãy xem xét sáu mẹo sau và chuyển đổi thói quen của bạn.
1. Hành động theo chương trình họp
Dù các thành viên nhà Cáo có thể đang ở địa điểm khác nhau: văn phòng, ngoài đường, tại nhà… thì quan trọng nhất vẫn là sự đồng thuận của mỗi người. Để làm được điều này thì hãy đưa chủ đề cuộc họp vào Meeting request của tất cả hoặc gửi tài liệu qua email trong vòng 24-48 giờ trước thời gian đã định. Điều này sẽ giúp các Cáo ghi nhớ và có những quan tâm nhiều hơn về mục tiêu và kết quả của buổi họp.
2. Chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng
Trước cuộc họp, hãy ghi chú mọi thông tin mà bạn có thể cần tham khảo cũng như bất kỳ câu hỏi nào. Việc này sẽ giúp bạn giảm áp lực khi phải suy nghĩ về câu hỏi ngay tại chỗ, cũng như cho phép bạn tham gia vào cuộc thảo luận đang diễn ra. Cho dù bạn làm theo cách nào thì phương pháp chuẩn bị này cũng sẽ đảm bảo bạn không quên chương trình họp của mình.
3. Kiểm tra kỹ thuật
Cho dù đó là cuộc họp trực tuyến đầu tiên hay thứ n, hãy đảm bảo rằng các Cáo biết cách sử dụng công nghệ của mình. Xác nhận đảm bảo loa, mic và Wifi hoạt động tốt. Sự thất vọng thường xuất hiện khi có người cần thêm một phút để truy nhập vào đường dây của hội thảo hay chỉnh sửa lại các công cụ giao tiếp. Đừng để điều đó xảy ra.
4. Sự thống nhất giữa các thành viên
Một trong những thách thức của cuộc họp trực tuyến là việc lên tiếng phát biểu hay chia sẻ ý kiến của mỗi người. Để tránh việc trùng lặp, hãy đặt câu hỏi dành riêng cho những người dự cuộc họp, các thành viên còn lại có thể tắt mic khi chưa đến lượt phát biểu của mình. Tối đa hóa thời gian họp trong khi vẫn cho phép mọi người được lên tiếng bằng cách thẳng thắn trao đổi và đặt câu hỏi với nhau, sau cùng đưa ra kết quả thống nhất trong cuộc họp.
5. Dấu ấn cá nhân
Cuộc họp online có thể là trở ngại khi không nhận diện rõ ngôn ngữ cơ thể để biết được cách mọi người phản hồi hay họ có đang theo dõi hay không. Để giải quyết nguy cơ mất tập trung của mọi người, hãy giữ nguyên cá tính của bạn như khi bạn gặp trực tiếp. Năng lượng dồi dào sẽ giúp bạn thu hút khán giả và giúp họ tiếp tục theo dõi các chủ đề. Khi mọi người thực sự bị thu hút vào buổi họp này, chủ đề của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng và đề cập nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
Bất kể hình thức họp là gì, bạn cũng sẽ không bị mất đi sự quan tâm cần thiết của mọi người trong bối cảnh bắt buộc hiện tại. Bằng cách chuẩn bị sẵn sàng cùng với đồng nghiệp, cuộc họp sẽ trở nên rõ ràng và đúng với mục tiêu của bạn.
Để thuận tiện cho việc họp online trong thời gian quy định, CBNV nhà 'Cáo' có thể xem hướng dẫn cách sử dụng Cisco Webex để thực hiện họp online tại: http://tiny.cc/hdsd_webex.
