Dịch Covid-19 lây lan nhanh và có nhiều diễn biến phức tạp đã khiến “làm việc online” trở thành từ khóa nóng nhất với các doanh nghiệp tại Việt Nam và trên toàn thế giới. Trong hoàn cảnh này, làm việc online từ xa trở thành một giải pháp cứu cánh, kéo các doanh nghiệp, tổ chức ra khỏi nguy cơ “đóng băng” hoạt động; giảm nguy cơ lây bệnh cho nhân viên. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0 với những đòi hỏi cao hơn về hệ thống, đường truyền, bảo mật,… chúng ta cần nhiều hơn một chiếc máy tính có kết nối Internet để làm việc online từ xa và vẫn duy trì được năng suất lao động.
Xuất hiện với tư cách khách mời chuyên gia trong chương trình “24h Công nghệ” trên VTV1 ngày 17/03 với chủ đề “Nền tảng công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua đại dịch", Chủ tịch HĐQT Hoàng Nam Tiến đã đưa ra một cái nhìn mới, tổng thể và chính xác hơn về “làm việc online”.
Làm chủ 5 giải pháp
Từ trước đến nay khi nhắc đến cụm từ “làm việc online” hay “làm việc từ xa” chúng ta sẽ hình dung ngay đến việc sử dụng thiết bị điện tử có kết nối Internet để gửi file, báo cáo tiến độ,… Chủ tịch Hoàng Nam Tiến đã khẳng định, quan điểm đó đúng nhưng chưa đủ. Theo anh, một doanh nghiệp muốn làm chủ được giải áp làm việc trực tuyến cần nắm rõ và triển khai đầy đủ 5 giải pháp.
1. On Cloud Solution
Đưa các hệ thống quản trị doanh nghiệp như: ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống quản trị doanh nghiệp), CRM (Customer Relationship Management – Hệ thống quản trị Khách hàng), HR (Human Resources – Quản trị nguồn nhân lực), SM (Sale Management – Quản trị bán hàng)… lên Cloud. Nếu không đưa được các hệ thống quản trị này lên Cloud thì việc ngồi ở nhà và kết nối vào hệ thống chỉ giải quyết được một phần rất nhỏ trong công việc, trong vận hành chung của toàn doanh nghiệp.
2. Giải pháp về Bảo mật
Sau khi đã đưa được các hệ thống quản trị lên Cloud để quản lý thì vấn đề tiếp theo các doanh nghiệp cần quan tâm chính là Bảo mật. Bảo mật bao gồm Bảo mật Hệ thống và Bảo mật Dữ liệu. Để làm tốt điều này, ngoài việc xây dựng một Hệ thống mạnh, có khả năng vận hành và lưu trữ khổng lồ, cần bổ sung thêm các thao tác nhận diện, phân quyền truy cập, quyền quản trị để đảm bảo cả Hệ thống và Dữ liệu được bảo mật an toàn.
3. Xây dựng quy trình online
Sau khi đã có một hệ thống vững chắc và an toàn, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình bài bản và rõ ràng cho vận hành và phê duyệt online. Đây là điều đặc biệt cấp thiết, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn, có cơ cấu tổ chức phức tạp. Các thủ tục về hoạt động, báo cáo, xin phê duyệt, hợp đồng online,… đều cần quy trình xử lý bài bản, nhanh chóng thì mới có thể làm việc online hiệu quả.
Mỗi cá nhân trong công ty đều cần phải nắm rõ quy trình và nhiệm vụ của mình trong quy trình đó để phối hợp từ xa. Mọi thao tác đều cần được thực hiện nhanh chóng trên các thiết bị như smartphone, laptop,…
4. Xây dựng hệ thống Công cụ
Xây dựng hệ thống công cụ làm việc trực tuyến là giải pháp quen thuộc nhất với đại đa số doanh nghiệp hiện nay. Hệ thống này bao gồm các công cụ phục vụ cho hội họp, làm việc nhóm, chia sẻ kho dữ liệu. Tại FTEL đã có những công cụ làm việc trực tuyến rất hiệu quả cho các Doanh nghiệp và Cá nhân như Webex Cisco, hệ thống phòng họp TelePresent, dịch vụ lưu trữ và chia sẻ trực tuyến FShare, FSend,…
5. Đảm bảo về đường truyền, kết nối
Để làm việc “trên mây” (on Cloud) hiệu quả thì hệ thống hạ tầng, đường truyền, trung tâm lưu trữ dữ liệu luôn luôn ổn định, an toàn, tốc độ cao là yêu cầu tối quan trọng. Yếu tố này vô cùng thiết thực trong thời điểm nhu cầu sử dụng các dịch vụ online tăng chóng mặt trong thời điểm dịch lan mạnh. Trong một tháng trở lại đây, theo thống kê, nhu cầu sử dụng các công cụ online đã tăng lên 18% – 22% và sẽ còn tiếp tục tăng nhanh trong thời gian tới.
Muốn làm việc trực tuyến từ xa hiệu quả, một doanh nghiệp cần làm chủ được cả 5 giải pháp này để đảm bảo mọi hoạt động được triển khai bình thường và duy trì hiệu suất kinh doanh. Một khi đã làm chủ được cả 5 giải pháp này thì trong trường hợp xấu nhất khi doanh nghiệp bị phong tỏa, không có địa điểm làm việc thì mọi hoạt động kinh doanh vẫn được duy trì.
Theo Chủ tịch Hoàng Nam Tiến đánh giá, hiện nay khối Ngân hàng và Chính sách Công của Nhà nước là những ngành đang triển khai rất tốt các hệ thống trực tuyến này, giúp tiết kiệm nhân lực, công sức và thời gian của Khách hàng cũng như người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính.
“Giải pháp số 0” – thay đổi văn hóa làm việc
Làm việc trực tuyến từ xa có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong thời điểm có “biến cố” như bệnh dịch, thiên tai. Tuy nhiên, điều khiến các chủ doanh nghiệp lo ngại không chỉ nằm ở hệ thống, công cụ mà còn ở kiểm soát năng suất lao động của CBNV. Đa phần các chủ doanh nghiệp đều có chung một mối lo ngại về sự tập trung và hiệu suất công việc của nhân viên.
Nhận thức được mối quan ngại này, Chủ tịch Hoàng Nam Tiến nhấn mạnh: các doanh nghiệp cần chuẩn bị “giải pháp số 0” – thay đổi văn hóa làm việc, trước khi thực hiện nhóm 5 giải pháp đã đề cập ở trên. Mỗi nhân viên đều cần tự ý thức xây dựng văn hóa làm việc online, chủ động giải quyết công việc trên hệ thống và tuân thủ quy trình mọi lúc mọi nơi chứ không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng. Thay đổi ý thức và thói quen làm việc từ xa sẽ giúp CBNV thích nghi nhanh chóng hơn, có trách nhiệm hơn với công việc trong mọi hoàn cảnh và nhờ đó duy trì năng suất làm việc hiệu quả.
“Trong nguy có cơ”
Trong chương trình, Chủ tịch Hoàng Nam Tiến cũng nhấn mạnh: “chúng ta nói về “nguy cơ” tức là trong nguy có cơ”. Dịch bệnh mang lại những biến cố và bất lợi cho hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng ta nên nhìn nhận đây là một cơ hội để thực sự thay đổi toàn diện. Chúng ta nói nhiều về chuyển đổi số, về 4.0, về giải pháp online nhưng đa phần doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện một cách bài bản, có hệ thống. Chính hoàn cảnh này thúc đẩy các doanh nghiệp, tổ chức phải thay đổi để thích ứng. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là sau khi dịch bệnh qua đi, liệu các doanh nghiệp có tiếp tục duy trì được văn hóa làm việc mới, tận dụng được những lợi ích mà hệ thống làm việc từ xa mang lại hay không? Hay tất cả lại quay về quy trình cũ với những thủ tục phức tạp, công cụ đơn lẻ, thô sơ, thiếu hệ thống để vận hành “từ xa”?
Câu hỏi này có lẽ chính những nhà quản trị doanh nghiệp phải băn khoăn và cần có một quyết tâm để thay đổi.
