Đó là câu chuyện vui mà lãnh đạo nhà “Cáo” đã lấy làm ví dụ minh họa cho các học viên tham gia khóa đào tạo “Làm việc hiệu quả theo tư duy của Người quản trị dự án” khiến không ít người cảm thấy gật gù thấm thía.
Chương trình do Trung tâm Đào tạo tổ chức trong ngày 14/5 tại phòng Đào tạo, tầng 5 tòa nhà PVI Tower Hà Nội với sự tham gia của 45 học viên là Trưởng, Phó phòng và CBN FTI. Lớp đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng thiết lập, xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả cho các học viên, đặc biệt với sự tham gia của PTGĐ Vũ Thị Mai Hương ở vai trò giảng viên, người luôn có những bài học kinh nghiệm vô cùng thực tế đã khiến các học viên cảm thấy rất hào hứng, phấn khởi trong khóa học lần này.
Xây dựng kế hoạch là việc làm cần thiết dành cho bất kỳ dự án hay công việc nào mà bạn sẽ thực hiện. Trong công việc, nhiều người làm việc theo sự “quen tay” nên hầu hết mọi kế hoạch triển khai họ thường có xu hướng dừng lại ở những suy nghĩ trong đầu, và dĩ nhiên điều này sẽ khiến họ có thể không kiểm soát được những vấn đề khó khăn sẽ xảy ra ngoài kế hoạch, cũng như khiến các đồng nghiệp không thể có cái nhìn bao quát dẫn đến không thể hỗ trợ tối đa cho công việc của cá nhân ấy.
Đây là vấn đề mà chị Mai Hương đã nêu ra trong buổi đào tạo nhằm đem đến cái nhìn quen thuộc nhất mà các học viên thường thấy trong công việc. Để minh họa thêm cho điều này Lãnh đạo nhà “Cáo” đã kể một câu chuyện đã từng xảy ra tại FPT. Một văn phòng thuộc FPT đã thay đổi địa chỉ văn phòng và việc phải làm lúc này là các CBNV phải thực hiện việc thay đổi signature trong email.
Đa phần cả lớp đều cho rằng việc làm này chỉ mất 3 giờ đồng hồ, tối đa 1 ngày là có thể hoàn tất. Ấy thế nhưng, thực tế PTGĐ Vũ Thị Mai Hương chỉ ra rằng sau hơn 1 tháng vẫn còn nhiều CBNV chưa thực hiện điều này. Chị Mai Hương giải thích, lý do là mọi người đều có suy nghĩ việc này đơn giản “làm nhanh ý mà!” và ở góc độ khác thì gần từ phía lãnh đạo văn phòng chưa có yêu cầu chính thức qua email, văn bản yêu cầu CBNV thực hiện điều này.
Câu hỏi đặt ra ở phần trao đổi giữa học viên và giảng viên đa phần đều là những tình huống mà kế hoạch làm việc bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khác, trong đó có yếu tố đối tác làm việc. Điều này mắc phải do hầu hết những người thực hiện kế hoạch còn thiếu kinh nghiệm, chưa phân tích hay đánh giá cụ thể được các trường hợp xấu có thể xảy ra. Do đó những bản kế hoạch được xây dựng thường không rõ ràng, chi tiết và chặt chẽ.
PTGĐ Vũ Thị Mai Hương chia sẻ rằng mình đã từng “không dám” nhận chi phí công tác do không làm được việc trong một chuyến đi làm việc ở nước ngoài. Trong chuyến đi Singapore năm 2007, chị Hương và đồng nghiệp của mình được giao nhiệm vụ đi tìm hiểu và mua phần mềm cho FPT. Chị kể rằng, mặc dù bản thân đã tự nhắc và hỏi đồng nghiệp về kế hoạch làm việc nhưng do chủ quan nghĩ rằng “mình có tiền” là khách hàng thì đối tác “bán hàng” họ sẽ “chu đáo” hết mức. Ấy thế nhưng, lãnh đạo nhà “Cáo” kể rằng trong buổi trao đổi với đối tác, khi được yêu cầu về kế hoạch giới thiệu demo sản phẩm thì họ trả lời rằng không có nội dung này từ trước và chỉ dành 1 tiếng cho buổi trao đổi. Trong khi đó theo lịch làm việc thì chị cùng đồng nghiệp có thời gian tới 3 ngày. Do đó sau 1 tiếng làm việc này thì thời gian còn lại là “ăn và chơi”.
Câu chuyện của giảng viên không chỉ là ví dụ điển hình trong cách sắp xếp kế hoạch làm việc hiệu quả mà qua đó còn nhắn nhủ thông điệp quan trọng: “Không chuẩn bị có nghĩa là chuẩn bị cho sự thất bại, đây là điều cơ bản nhất mà các bạn cần phải thực hiện để hoàn thành công việc ở độ hoàn hảo cao”.
Cực kỳ thích thú với những câu chuyện, chia sẻ của PTGĐ Vũ Thị Mai Hương trong ngày đào tạo, học viên Vũ Duy Anh FTIHO chia sẻ: “Mình rất thích cách giảng dạy như chị Mai Hương, điều này sẽ giúp mình chuyên nghiệp hơn, cẩn thận kỹ càng hơn để không bị phát sinh nhiều vấn đề trong công việc. Trong tương lai mình mong có nhiều khóa học chuyên môn hơn, ví dụ như khóa học truyền thông chẳng hạn, mình nghĩ đây là điều mọi người ở FTI rất cần trong công việc để có thể tương tác, tiếp xúc hiệu quả với khách hàng”.
Buổi đào tạo kết thúc trong không khí lưu luyến của nhiều học viên, những trao đổi, những bàn luận vẫn liên tục được đưa ra dù thời lượng đào tạo đã hết. Hy vọng với những kiến thức và kinh nghiệm mà PTGĐ Vũ Thị Mai Hương chia sẻ, các CBNV nhà Cáo sẽ càng vững vàng hơn, quản trị hiệu quả hơn các dự án trong tương lai!
